La implantación de nuevas herramientas en una empresa siempre es un proceso costoso, sobre todo si implica un cambio en el uso de una aplicación. La resistencia al cambio por parte de los usuarios nos obliga a adoptar estrategias complejas y por etapas que les permitan ver las ventajas asociadas del cambio y coger confianza.
Realizar los comunicados internos de la empresa mediante un blog en lugar de mandarlos por correo electrónico es un cambio muy drástico para el usuario. Por esta razón mientras estamos en el periodo donde le explicamos las ventajas del nuevo sistema de comunicación (nueva cultura corporativa más colaborativa, cambio de actitud de los receptores, herramienta más eficaz, mayor productividad, menor coste...) podemos plantearle pequeños cambios que le acerquen a estas herramientas sociales.
Por ejemplo podemos crear un sistema de ticketing para la comunicación interdepartamental de una empresa e implantar la utilización de correos genéricos. Esta herramienta permite a un empleado mandar un correo con una petición a un departamento (p.e. rrhh@empresa.com) y obtener un ticket o número de petición. Por otra parte el departamento de RRHH recibe la petición y uno de sus integrantes se asigna la petición, la resuelve y la cierra.
Esta forma de utilización y gestión de los correo electrónico genérico dentro de una empresa simplifica y optimiza enormemente la comunicación. Ya no es necesario que el solicitante sepa que persona del departamento gestiona su petición por correo o conozca si esta o no disponible la persona que le puede ayudar. Por otro lado en el departamento destinatario no se lee y reenviar el correo, porque la persona que en ese momento este disponible puede atender la petición y cerrarla ahorrando tiempo a todos los demás miembros. Pero sobre todo lo que ganamos con la implantación de este sistema es que enseñamos al usuario a comunicarse con algo indefinido como es un departamento, que como es natural le crea una inseguridad injustificada.
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